IT-Benchmarks: IT und Business verzahnen

 

IT-Benchmarks werden seit jeher genutzt, um Preisen/Kosten und die dazugehörigen Leistungen systematisch zu vergleichen. Das Vorgehen bedeutet, Abweichungen herauszuarbeiten, um gewisse Muster erkennbar zu machen, die bei der Beurteilung der IT-Organisation helfen. Im Laufe der Jahre hat sich IT-Benchmarking zu einem Multitool entwickelt, etwa um die Zuverlässigkeit und Qualität von IT-Systemen und IT-Prozessen oder die Marktüblichkeit von IT-Verträgen zu bestimmen.

Seit über zwei Jahrzehnten realisieren wir bei Metrics Projekte in den Bereichen IT-Benchmarking, IT-Sourcing sowie IT-Excellence. Während der ersten zehn Jahre lag der Fokus unserer Kunden auf der Analyse interner IT-Kosten (56,6 Prozent). Demgegenüber kamen Marktpreis-Benchmarks und Sourcing-Support in der Anfangszeit auf einen Projektanteil von 29,1 Prozent, während sich der Rest der Projekte um Analysen der Kundenzufriedenheit, Strategieberatung, Workshops zu Kennzahlensystemen und Service-Level-bezogenen Analysen drehte.

Benchmarking im IT-Sourcing

Heute hat sich die Situation deutlich gewandelt: Erstens gibt es mehr Sourcing-Verträge, zweitens zeigen Benchmarks während der Laufzeit aktuelle Marktpreise für IT-Services, und drittens gestatten gut gestaltete Sourcing-Vereinbarungen die regelmäßige Überprüfung von Vertragsinhalten gemäß der Benchmark-Klausel. Mit einem Anteil von 30,2 Prozent stellen Sourcing-Projekte aktuell einen Bereich dar, der immer noch kontinuierlich wächst. Zusammen mit Marktpreis-Benchmarks (39,1 Prozent) machen sie heute mehr als zwei Drittel aller Metrics-Projekte aus. Nur noch bei jedem fünften Benchmark-Projekt liegt der Fokus auf der Analyse auf der internen IT.

 

 

Welche Anwendungsfelder für IT-Benchmarks gibt es?

Kostenkontrolle: Ein klassischer IT-Benchmark ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Kosten im Vergleich zu Branchenstandards und Wettbewerbern zu bewerten. Durch die Identifizierung von Bereichen, in denen Kosten höher als „normal“ sind, können Unternehmen ihre IT-Ausgaben gezielt optimieren. Dies trägt dazu bei, unnötige beziehungsweise überschüssige Ausgaben zu reduzieren und die Rentabilität zu verbessern.

Ressourcennutzung: Durch einen IT-Kosten-Benchmark stellen Unternehmen fest, ob ihre IT-Ressourcen wie Hardware, Software und Arbeitskräfte effizient genutzt werden. Indem sie Leistungskennzahlen vergleichen, können IT-Organisationen Engpässe identifizieren und ihre Ressourcen besser allozieren, um die Produktivität zu steigern und Risiken zu reduzieren.

Entscheidungsfindung: Ein IT-Benchmark liefert Unternehmen wichtige Daten und Erkenntnisse zur Bewertung der IT-Performance, die als Grundlage für fundierte Entscheidungen dienen. So kann das Management beispielsweise die IT-Strategie besser an die Geschäftsziele angleichen.

Verbesserungspotenzial: Durch den Vergleich mit anderen Organisationen lassen sich Bereiche identifizieren, die sich für Verbesserungen anbieten. Dies kann ineffiziente Prozesse, veraltete Technologien oder ungenutzte Ressourcen umfassen. Hierzu zählen auch Vergleiche mit Best-Practice-Ansätzen aus anderen Unternehmen und deren Return.

Portfoliooptimierung: IT-Benchmarks bieten wertvolle Einblicke zur Optimierung des IT-Portfolios. Durch Performance-, Kosten- und Risikovergleiche mit Branchenstandards können IT-Manager fundierte Entscheidungen zur strategischen Ausrichtung treffen. Sie dienen auch der Planung, indem sie dabei helfen, Trends und Entwicklungen in der IT-Branche zu identifizieren und sich darauf vorzubereiten. Ein IT-Benchmark ermöglicht es, die Investitionsstrategie zu optimieren und langfristigen Erfolg zu sichern, weil das Portfolio den sich verändernden Anforderungen des Marktes gerecht wird.

Risikominderung: Ein IT-Benchmark hilft, Risiken zu erkennen und zu mindern, indem potenzielle Schwachstellen etwa in der IT-Infrastruktur erkennbar werden. Durch Benchmarks zur Bewertung von Sicherheits- und Compliance-Praktiken stellen Unternehmen sicher, dass sie den geltenden Vorschriften entsprechen und ihre Daten und Systeme angemessen schützen. Hierunter zählen auch Schwachstellen, die durch eine zu geringe Personaldecke oder unzureichende Service Level Agreements (SLAs) entstehen.

Zukunftssicherheit: Ein IT-Benchmark hilft IT-Verantwortlichen, sich auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten, indem Trends und Entwicklungen in der IT-Branche identifiziert werden. Mit Benchmarks lernen Unternehmen, wie sich Technologien und Best Practices verändern, um agil zu bleiben und sich an Veränderungen anpassen zu können.

Kundenorientierung: Durch einen IT-Benchmark können IT-Organisationen ihre Services und Produkte besser an die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Kunden und Stakeholder anpassen. Indem sie Benchmarks verwenden, um die Kundenzufriedenheit zu bewerten und mit anderen Organisationen zu vergleichen, stellen sie sicher, dass ihre IT-Services den Anforderungen der Kunden entsprechen.

Leistungsverrechnung: IT-Benchmarks bieten eine objektive Grundlage für die Bewertung der internen Leistungsverrechnung. Indem Unternehmen ihre internen Kosten und Leistungen mit Branchenstandards und Benchmark-Werten vergleichen, erhalten Wirtschaftsprüfer einen Nachweis, um die Angemessenheit der internen Verrechnungspreise zu bewerten.

IT-Marktpreis-Benchmarks: Mit IT-Marktpreis-Benchmarks erhalten Unternehmen eine Grundlage für fundierte Entscheidungen bei der Beschaffung von IT-Produkten und -Services. Sie bewerten wettbewerbsfähige Angebote und erzielen die bestmögliche vertragliche Leistung für ihr Geld. Darüber hinaus stärken IT-Marktpreis-Benchmarks die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten, da Preisverhandlungen mit realen Marktinformationen geführt werden, um günstigere Vertragsbedingungen auszuhandeln können. Insgesamt tragen IT-Marktpreis-Benchmarks dazu bei, die bestmöglichen Entscheidungen bei IT-Ausschreibungen oder Vertragsverlängerungen zu treffen.

Provider-Benchmarks: Für einen Lieferanten von IT-Leistungen bieten IT-Preis-Benchmarks wertvolle Einblicke in den Markt und die Wettbewerbslandschaft. Somit können Lieferanten die Preisgestaltung ihrer Produkte und Dienstleistungen gezielt optimieren, um den Kunden einen Mehrwert zu bieten und gleichzeitig rentabel zu bleiben. Letztlich stärken Lieferanten mit dem Provider-Benchmark ihre Verhandlungsposition gegenüber Kunden und bauen langfristige Beziehungen auf, indem sie Preisverhandlungen auf Basis objektiver Daten führen.

Fazit

IT-Benchmarks bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die Effizienz, Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit einer IT-Organisation und ihres IT-Einkaufs zu steigern. Die Analyse der IT-Performance hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und sich besser auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten. Da die Bedeutung der IT für den Geschäftserfolg weiter zunimmt, sind systematische IT-Benchmarks ein vielseitiges Management-Werkzeug, um Business-Anforderungen und IT-Leistungen optimal zu verzahnen.